5 бесплатных инструментов в работе агентства, чтобы ничего не упустить

«Как устроена работа в агентстве?»

Вопрос, который мы регулярно слышим от подрядчиков. На самом деле регулярно. Мы тут не занимаемся прогревом, тем более что ни Telegram, ни Yougile, ни Google у нас рекламу не заказывали.

Итак, PR-агентство «Март» — это:

• директор;
• три специалиста по продвижению в СМИ и социальных сетях;
• редактор;
• дизайнер и видеограф в одном лице;
• клиенты на постоянном обслуживании — пресс-служба, социальные сети;
• а еще разовые проекты, большие и малые, начиная от копирайтинга и заканчивая информационным сопровождением мероприятий.

Как контролировать поток задач, чтобы не сойти с ума и не подвести клиентов? Особенно когда сотрудники уходят в отпуск или болеют.

Постараться систематизировать. Если не всё, то многое. И вот как это работает у нас.

1️⃣Ежедневные оперативки, где каждый озвучивает планы на день. А еще вводит в курс дел руководителя, проговаривает спорные моменты, просит помощи с решением сложных вопросов.

По понедельникам оперативка большая с подведением итогов прошлой недели и большими планами на предстоящую.

Те, кто работают не в офисе, присоединяются онлайн, в Google Meet.

2️⃣Как известно, всё, что написано пером, не вырубишь топором. Поэтому вместо пера у нас система управления проектами. Запросам небольшой компании сервис Yougile удовлетворяет. Еще и бесплатно, так как у нас меньше 10 участников.

Для каждого проекта — отдельная доска. На доске — колонки с задачами. В задачах отмечаются конкретные исполнители. Можно создать свою удобную систему, которая будет учитывать особенность работы с клиентом. Или воспользоваться шаблонами, где будут колонки «Нужно сделать», «В работе», «Готово».

Например, для проектов в соцсетях нам удобно создавать колонки на каждую неделю, фиксировать в них, какие посты надо написать. Отдельное удовольствие — отмечать готовые публикации и видеть, как уменьшается количество работы на месяц.

3️⃣Рабочие чаты в Telegram и не только на все случаи жизни.

Конкретно у нас есть:

• основной рабочий чат для общих вопросов, мемов, жалоб и страданий;
• отдельный чат для текстов, которые нужно прочитать редактору, чтобы в основном ничего не потерялось;
• чаты по отдельным проектам с представителем клиента для оперативного решения вопросов и спорных ситуаций, согласования текстов и т.д;
• внутренние чаты по проектам, куда включены только сотрудники «Марта» для вопросов, которые участия клиента пока не требуют.

Чаты — тоже аналого «пера». По телефону с клиентом или на оперативке с коллегами всё обсудить — это хорошо. Но «записать ходы» и иметь всю нужную информацию в одном месте тоже лишним не будет.

4️⃣Папки клиентов на Google Диске с ключевой информацией о проекте и компании.

Что в них лежит:

• договор, чтобы не забывать перечень обязательств и при необходимости сверяться;
• коммуникационная стратегия;
• логотипы и прочие элементы фирменного стиля;
• карточка клиента — это текстовый документ, в котором собрана вся важная информация о работе с клиентом. Не только контактные лица и пароли-явки, но и нюансы: какие вопросы в СМИ не комментируют, сколько дней нормально ждать ответа, а когда начинать беспокоиться, какие слова в соцсетях не употребляем и так далее.

5️⃣Правила ухода в отпуск на Google Диске, которые все соблюдают. Иначе не уйдут в отпуск!

Название файла с правилами в комментариях не нуждается: «Передача дел, или как не получить лучи поноса в отпуске».

Правила, может, и нехитрые, но рабочий процесс упорядочивают и упрощают.

Читайте также: 

• Теперь они в истории!
• Мы снова с "Медвежонком"!
• Заголовок: спам или инструмент?

Полезными материалами мы делимся в нашем telegram-канале PR-отдел. Подписывайтесь!