«Как устроена работа в агентстве?»
Вопрос, который мы регулярно слышим от подрядчиков. На самом деле регулярно. Мы тут не занимаемся прогревом, тем более что ни Telegram, ни Yougile, ни Google у нас рекламу не заказывали.
Итак, PR-агентство «Март» — это:
Как контролировать поток задач, чтобы не сойти с ума и не подвести клиентов? Особенно когда сотрудники уходят в отпуск или болеют.
Постараться систематизировать. Если не всё, то многое. И вот как это работает у нас.
1️⃣Ежедневные оперативки, где каждый озвучивает планы на день. А еще вводит в курс дел руководителя, проговаривает спорные моменты, просит помощи с решением сложных вопросов.
По понедельникам оперативка большая с подведением итогов прошлой недели и большими планами на предстоящую.
Те, кто работают не в офисе, присоединяются онлайн, в Google Meet.
2️⃣Как известно, всё, что написано пером, не вырубишь топором. Поэтому вместо пера у нас система управления проектами. Запросам небольшой компании сервис Yougile удовлетворяет. Еще и бесплатно, так как у нас меньше 10 участников.
Для каждого проекта — отдельная доска. На доске — колонки с задачами. В задачах отмечаются конкретные исполнители. Можно создать свою удобную систему, которая будет учитывать особенность работы с клиентом. Или воспользоваться шаблонами, где будут колонки «Нужно сделать», «В работе», «Готово».
Например, для проектов в соцсетях нам удобно создавать колонки на каждую неделю, фиксировать в них, какие посты надо написать. Отдельное удовольствие — отмечать готовые публикации и видеть, как уменьшается количество работы на месяц.
3️⃣Рабочие чаты в Telegram и не только на все случаи жизни.
Конкретно у нас есть:
Чаты — тоже аналого «пера». По телефону с клиентом или на оперативке с коллегами всё обсудить — это хорошо. Но «записать ходы» и иметь всю нужную информацию в одном месте тоже лишним не будет.
4️⃣Папки клиентов на Google Диске с ключевой информацией о проекте и компании.
Что в них лежит:
5️⃣Правила ухода в отпуск на Google Диске, которые все соблюдают. Иначе не уйдут в отпуск!
Название файла с правилами в комментариях не нуждается: «Передача дел, или как не получить лучи поноса в отпуске».
Правила, может, и нехитрые, но рабочий процесс упорядочивают и упрощают.
Читайте также:
Полезными материалами мы делимся в нашем telegram-канале PR-отдел. Подписывайтесь!